Datenschutzordnung

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Veröffentlicht am Donnerstag, 01. Juli 2021

Geschrieben von Julian Schäfer

Datenschutzordnung

Präambel

Der Turnverein 1880 Dreieichenhain e.V. (im Folgenden: Verein) verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgen im Verein nach den Richtlinien der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). Zur Erfüllung der Vorgaben der DSGVO sowie des BDSG-neu gibt sich der Verein als Ergänzung und Normierung der Vereinssatzung die nachstehende Datenschutzordnung.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wird durch entsprechende Verträge geregelt.

§ 1 Zuständigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG-neu ist der Vorstand nach § 26 BGB.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten

Der Verein verarbeitet zur Erfüllung der satzungsmäßig zulässigen Zwecke und Aufgaben personenbezogene Daten von Mitgliedern, sowie von Erziehungsberechtigten minderjähriger Mitglieder sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in Form ausgedruckter Listen oder Karteien.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Anschrift: Straße, PLZ, Ort
• Bankverbindung
• Status der Mitgliedschaft: aktiv/passiv
• Zuordnung zu Abteilung(en)
• Nationalität [freiwillig]
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Adresse [freiwillig], Telefonnummer [freiwillig], bei Minderjährigen eine Notfall Rufnummer eines Erziehungsberechtigten

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet. Darüber hinaus werden Eintrittsdatum und Abteilungszugehörigkeiten dokumentiert.

Der Verein erhebt zudem Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen. Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, die dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein erforderliche Daten analog dem oben beschriebenen Umfang und Verfahren.

§ 3 Übermittlung personenbezogener Daten

Als Mitglied im Landessportbund Hessen sowie in den für die betriebenen Sportarten zuständigen Fach- und Dachverbände ist der Verein teilweise verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten seiner Mitglieder zu melden.

Übermittelt werden, außer dem Namen und Vornamen, auch Alter bzw. Geburtsdatum und die ausgeübte Sportart. Für die Ausstellung von Spielerpässen oder die Einteilung in Wettkampfklassen können erforderlichenfalls weitere personenbezogene Daten weitergeleitet werden.

Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben (z.B. Vereins- und Abteilungsvorstände, Übungsleiter/-innen und Trainer/-innen) werden außerdem die vollständige Anschrift, die Kontaktdaten, die Funktionsbezeichnung und ggfs. Art und Dauer von Lizenzen übermittelt.

Im Rahmen von Ligaspielen, Wettkampfveranstaltungen oder Turnieren meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die jeweiligen Verbände.

Bei Teilnehmerinnen und Teilnehmern an den Rehabilitations- und Behindertensportkursen übermittelt der Verein zudem die für die Leistungsabrechnung erforderlichen Daten an die zuständigen Abrechnungsstellen.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten, dass diese nur für die erforderlichen Zwecke verarbeitet werden dürfen und eine Überlassung an Dritte untersagt ist bzw. einer schriftlichen Einwilligung der betroffenen Person bedarf.

Sofern zulässige Behörden nach Infektionsschutzgesetz die Herausgabe von Teilnehmerdaten an Trainings oder Veranstaltungen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder Dritten verlangen, übermittelt der Verein notwendige Daten an die anfordernde Behörde.

Personenbezogene Daten dürfen für Zwecke der Kostenerstattung, sowie zur Bearbeitung von Versicherungsfällen im erforderlichen Umfang an Krankenkassen und Versicherungen übermittelt werden. Eine Übermittlung hat zu unterbleiben, wenn das betroffene Mitglied berechtigte Einwendungen gegen die Preisgabe der Daten erhebt und durch die Unterlassung der Übermittlung keine rechtlichen Pflichten verletzt werden.

Im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von rechtlichen Ansprüchen behält sich der Verein vor personenbezogene Daten an Rechtsanwälte oder Strafverfolgungsbehörden zu übermitteln.

§ 4 Datenverarbeitung im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Der Verein und ggfs. seine Abteilungen veröffentlichen im Zusammenhang mit der Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke und Aufgaben besondere Ereignisse des Vereinslebens in den Vereinszeitungen, vereinsinternen Aushängen, in der Vereinschronik sowie auf den jeweiligen Internetauftritten und übermitteln Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie an elektronische Medien.

Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen und Ergebnisse von Sportveranstaltungen und Turnieren sowie Feierlichkeiten, besondere Geburtstage und Ehrungen. Dabei können personenbezogene Daten (Vor- und Zuname sowie ggfs. Alter und Vereinszugehörigkeit) und Einzelfotos veröffentlicht und übermittelt werden.

Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

Auf der Internetseite des Vereins und seiner Abteilungen werden Daten und ggfs. Fotos des Vorstandes, von Angestellten, von Abteilungsvorständen sowie von Übungsleiter/-innen und Trainer/-innen mit Vor- und Nachnamen, Funktion sowie ggfs. Kontaktdaten und Foto veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand nach § 26 BGB ohne Angaben von Gründen solchen Veröffentlichungen mit Wirkung für die Zukunft schriftlich widersprechen.

Im Falle eines Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen mit Ausnahme von Ergebnissen aus Ligaspielen, Wettkampfveranstaltungen und Turnieren. Sofern Fotos in Printmedien veröffentlicht wurden, gilt der Widerspruch erst ab Druck einer Neuauflage.

Der Verein unterrichtet entsprechend den Landessportbund und ggfs. die für die betriebenen Sportarten zuständigen Fach- und Dachverbände.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Vereins (z.B. Vereins- und Abteilungsvorstände, Übungsleiter/-innen, Trainer/-innen, Angestellte) nur in dem Umfang zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Grundsätzlich ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Anwesenheitslisten bei Sitzungen oder Veranstaltungen gilt nicht als eine solche Herausgabe.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, händigt der Vorstand nach § 26 BGB die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Dauer der Datenspeicherung

Bei Austritt werden alle personenbezogenen Daten fristgerecht aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht. Sonstige personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Datenverarbeitung erloschen ist und keine gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung entgegenstehen. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuerlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre durch den Verein aufbewahrt. 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter/-innen und Angestellten des Vereins, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit diesen personenbezogenen Daten verpflichtet.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (Art. 37 DGSVO, §38 BDSG-neu), hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten benannt.

§ 9 Kommunikation per E-Mail

Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein Funktionspostfächer ein. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail miteinander stehen und/oder deren private E-Mail-Postfächer verwendet werden, werden die E-Mails an die jeweiligen Empfänger als „bcc“ zu versendet.

§ 10 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Der Verein nutzt das Internet zur Präsentation des Gesamtvereins. Die Einrichtung und Unterhaltung von solchen Internetauftritten obliegen dem Vorstand gem. § 26 BGB. Dieser ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit diesen Internetauftritten verantwortlich.

Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook,

Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands gem. § 26 BGB. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand gem. § 26 BGB weisungsbefugt ist. 

Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Eine solche Entscheidung ist unanfechtbar.

§ 11 Rechte der Betroffenen

Der Verein wahrt die Rechte der betroffenen Personen im Sinne der DSGVO:

• Auskunftsrecht (Art. 15)
• Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 16, 17, 18)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Insbesondere wird jedes Mitglied beim Eintritt in den Verein über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO informiert (Informationsrecht).

Beschwerden betroffener Personen zum Thema Datenschutz können bei der zuständigen Aufsichtsbehörde des Landes Hessen eingereicht werden:

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Hauptvorstand des Vereins am 21.05.2021 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins https://www.tvdreieichenhain.de in Kraft.